Modernisez vos outils de communication pour faire des économies

Selon l’enquête « productivité au travail et technologies de communication », menée par le cabinet Vanson Bourne, KelCore et Mitel [1], il existe une très forte corrélation entre la rentabilité de l’entreprise et le choix des outils de travail. Pertinemment choisis, ils peuvent permettre plus de 6 200 € d’économie par an et par salarié français, booster la productivité personnelle – ce qui ne manquera pas de rejaillir sur l’entreprise elle-même. Explications…

Réalisée auprès de 2 500 professionnels de 5 pays (Australie, France, Allemagne, États-Unis et Royaume-Uni), l’étude révèle que 49 % des employés français passent plus de la moitié de leur temps à utiliser leurs moyens de communication (contre 54 % à l’international). Mais ils estiment aussi qu’à cause d’eux, ils perdent 11 % de leur journée de travail, ce qui représente 6 200 € par personne et par an.

De nos jours, les outils les plus utilisés restent l’email, le téléphone et le face-à-face pour 96 % des sondés, toutes nationalités confondues. En France, l’email est l’outil le plus utilisé (30 %), même si les collaborateurs français considèrent le face-à-face comme le moyen de communication le plus efficace (61 %). Mais l’étude révèle aussi un paradoxe : les méthodes employées ne sont pas forcément les méthodes préférées !

Sur le territoire français, même si ces moyens sont qualifiés de « médiocres » par 19 % des personnes interrogées, cela reste une minorité face aux 47 % des sondés de l’hexagone qui estiment que l’inefficacité est davantage due à un manque de planification, de formation ou de leadership.

Face à ces outils « plus traditionnels », l’introduction de moyens de communication plus « modernes » n’est pas chose aisée dans les 5 pays de l’étude. L’utilisation des Tchats oscille entre 3 et 6 %, celle des espaces coopératifs en ligne entre 2 et 5 %, celle des réseaux sociaux d’entreprise se limitent à 2 % et celle de la vidéo n’excède pas les 1 %…

Sans parler de nouveaux moyens comme Slack ou Teams qui ne pourront s’opérer sans une bonne préparation pour pallier cette inévitable résistance au changement, mentionnée par 25 % des sondés. Le rapport du cabinet Vanson Bourne, KelCore et Mitel souligne, ici, que « dans la plupart des organisations, si les personnes comprennent le ‘pourquoi’, elles adoptent généralement avec enthousiasme le ‘comment’ ».

En France, 69 % des collaborateurs sont convaincus qu’avec des moyens de communication adaptés, leur productivité personnelle serait meilleure. En diminuant le nombre de réunions et de conférences, tout en rendant celles qui demeurent plus efficaces, 17 % des Français pensent faire mieux.

Et contrairement aux idées reçues, l’adoption d’outils plus « modernes » n’est pas plus facile auprès des jeunes travailleurs, même s’ils témoignent effectivement d’une appétence plus grande pour ces méthodes (tchat, espaces collaboratifs).

En conclusion, il apparaît que le choix de moyens de communication pertinents ne pourra être bénéfique à une entreprise, qu’en accompagnant correctement ses salariés dans ce changement, afin qu’ils adoptent pleinement les nouvelles méthodes sans résistance. Cela constituera aussi un premier pas qui les préparera aux pratiques en devenir, tels que les assistants vocaux, les avatars en hologramme, la réalité mixte, etc.

[1] Livre blanc Mitel : productivité au travail et technologies de communication